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10 PREGUNTAS AL MOMENTO DE ELEGIR UN ERP

Una guía para pequeñas y medianas empresas, las funciones de un Sistema ERP son amplias e introducirse en ellas no es tan fácil. Por eso es que lo mejor es contar con un distribuidor confiable, con experiencia y que esté dispuesto a prestar soporte las veces que sean necesarias.

Para asegurarse que elige con sabiduría y prudencia una solución ERP, busque respuesta a, al menos, estas 10 preguntas:

  1. ¿Conoce y entiende los problemas de negocios que los líderes de su organización planean resolver con un ERP?

El primer paso para elegir la solución correcta para su organización es conocer exactamente qué es lo que necesita que el ERP haga. Esto es fácil si la adopción de un ERP es conducida por un único motivador como por ejemplo reemplazar la administración financiera manual por una automatizada.

Pero es probable que su empresa se embarque en un proyecto de implementación de un ERP para incrementar la facturación, aumentar la productividad y mejorar la eficiencia. Aún así, debe estar explícito el problema que necesita solucionarse para alcanzar la metas que se propone y para ello debe profundizarse en la búsqueda.

Tenga presente que muchas implementaciones de ERP’s no cumplieron con las expectativas precisamente porque hubo fallas en la determinación y definición detallada de las metas del proyecto desde el inicio del mismo.

  1. Su empresa ¿Ya es usuaria de algún producto de software?

Si en su empresa ya se utiliza un producto de software provisto por una firma vendedora de paquetes reconocida y de marca, la decisión de mejorar puede ser tomada por ejecutivos de alto nivel. Sin embargo, si no está satisfecho con el desempeño del proveedor o si la funcionalidad del ERP no satisface las necesidades de la compañía, no es necesario que siga atrapado por ese proveedor. Es altamente probable que el cambio a otro proveedor interfiera en el desarrollo del negocio, pero vale la pena hacerlo si existe la certeza de que se reducirán los costos en todos los procesos de la empresa.

  1. Como fruto de una adquisición o fusión ¿Está heredando un ERP?

Hay épocas de furor en cuanto a adquisiciones y fusiones de empresas. En la nueva compañía resultante es muy probable encontrarse con aplicaciones provenientes de más de un proveedor de ERP dispersas y distribuidas en diferentes medios. En ese momento se encontrará con la necesidad de consolidar y estandarizar. Entonces será crítico estandarizar los procesos de negocios.

  1. Una solución ERP vertical ¿Es la más adecuada para su organización?

En un esfuerzo por hacer el ERP más accesible y alineado con las empresas medianas, muchos vendedores lanzaron al mercado paquetes adaptados a industrias específicas. Como la solución puede implementarse rápidamente con el valor agregado de menores personalizaciones (customizaciones), su compañía necesitará menos soporte para implementar los procesos de negocios.

  1. ¿Cuál es la funcionalidad usará su organización?

Es probable que no necesite una solución “de punta a puna“ (end-to-end) que incorpore desde liquidación de sueldos hasta administración de servicios de post-venta. Con frecuencia, las aplicaciones más usadas son las financieras, las comerciales y dependiendo de la industria, las que administran la manufactura o los recursos que brindan servicios.

Son muy pocas empresas medianas las que utilizan Administración del Capital Humano, Gerenciamiento de activos o Administración del ciclo de vida de productos. Para muchas compañías, ciertas funcionalidades del ERP son demasiado específicas y no pueden aprovecharlas. Otras firmas ya tienen soluciones implementadas, sea que se trate de un software o de un proceso tercerizado (Por ejemplo: la liquidación de sueldos o nómina).

  1. La solución ERP ¿Está alineada con los procesos de negocios de su empresa?

Para obtener la mayor amplitud posible, asegúrese que el ERP que elegirá requiera muy pocas modificaciones) para alinear las aplicaciones con sus procesos de negocios CRÍTICOS. Para que la solución encaje bien con su organización. Es probable que deba realizar personalizaciones y seguramente, le entregarán un “toolkit” para hacerlo dentro de su compañía.

  1. Su organización ¿Cuenta con los recursos necesarios y suficientes para una implementación?

Hay que reconocer que las empresas medianas (y más aún las pequeñas) cuentan con bajos presupuestos para tecnología con poco personal técnico y escasos administradores de tecnología frente a las más grandes. Los vendedores de ERP, desde hace un tiempo, comenzaron a entregar sus aplicaciones en un modelo llamado “on demand” o como aplicaciones alojadas (hosteadas)

  1. ¿Qué clase de servicios requerirá su organización?

Su organización requerirá diferentes tipos de servicios. Desde la ayuda para seleccionar un ERP hasta la personalización específica de diferentes módulos. Dado que se espera que una implementación de ERP sea exitosa, considere el uso de servicios de otros proveedores diferentes al que le suministrará el software. En cambio el implementador de ERP le proveerá servicio de soporte, capacitación y otro tipo de servicios para que el proyecto se realice en tiempo y forma.

  1. ¿Cuál es el verdadero costo de una solución ERP?

Como en todo emprendimiento tecnológico, la compra de licencias de software y su implementación es una parte del costo final de una solución ERP. Como las empresas de tamaño medio operan con un presupuesto más limitado en comparación con la más grandes, es importante conocer al menos, lo siguiente:

  • Costos iniciales.
  • Costos de implementación.
  • Cargos de soporte técnico.
  • Cargos por mantenimiento.
  • Costos de nuevas versiones.

Sin embargo, el costo total del proyecto comprende más ítems.

  1. El proveedor de ERP ¿Tiene una clara estrategia de producto a largo plazo?

Este es un punto al que se le da poca importancia, pero que es crucial. En especial porque el mercado de proveedores de ERP cambia constantemente. Las adquisiciones y fusiones modifican el paisaje del mercado. Necesita asegurarse que la compañía que eligió podrá acompañarlo en su crecimiento, adaptarse a los cambios del negocio y dar continuidad funcional al ERP a medida que la tecnología evoluciona.

  • ¿Invierte en investigación y desarrollo?
  • ¿Cada cuanto actualiza la versión actual de producto?
  • ¿Cada cuanto libera al mercado una nueva versión?
  • Hacia donde va el producto?
  • ¿Cuántas versiones de producto tiene vigentes e instaladas?

Estas son solo alguna de las preguntas a formular.

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